Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là công việc có đặc thù khá ổn định, lương thưởng tốt hơn nhiều ngành nghề khác. Thế những các vị trị công việc thuộc lĩnh vực này lại có phần vất vả, đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính chính xác cao trong công việc. Ở bài viết này, Bazo sẽ giúp các bạn có cái nhìn rõ hơn về những vị trí mà nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải làm để có những quyết định phù hợp với công việc này.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thì làm gì?

Nếu như bạn đã học về xuất nhập khẩu hay có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực này thì công việc xuất nhập khẩu mà bạn có thể làm như ở một số vị trí sau: làm chứng từ, mua hàng, nhân viên trong các hãng tàu, sale cước vận tải, …

Các bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu

Tất nhiên bạn cần hiểu và biết rõ các doanh nghiệp có những bộ phần nào cho nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu:

  • Công ty có hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, xuất nhập khẩu như: công ty thương mại, công ty sản xuất.
  • Công ty Forwader, dịch vụ giao nhận vận tải logictis.
  • Các hãng tàu, hãng vận tải có dịch vụ lớn.

Có thể bạn cũng tìm đọc:

Quy Trình Nhập Khẩu Ủy Thác Hàng Trung Quốc 

Kiểm Hóa Là Gì?

Vận Đơn Đường Biển Bill Of Lading Là Gì?

Đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Hiểu được đặc thù công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là rất cần thiết để có thể trở thành một nhân viên giỏi/ xuất sắc trong ngành, đồng thời cũng cần phải biết lường trước được những thách thức của ngành nghề này để có thể thích ứng dễ dàng hơn.

  • Phải xử lý rất nhiều công việc do đặc thù xuất nhập khẩu là công việc giải quyết những tình huống vận tải và sử dụng hàng hóa.
  • Cần sự tập trung tuyệt đối và tư duy logic trong công việc bởi mỗi tình huống vận chuyển là khác nhau, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm.
  • Nhân viên chứng từ phải thật cẩn thận và cần có thái độ tốt trong công việc.
  • Áp lực công việc cao, cần phải luôn chủ động xắp xếp thời gian và công việc.

Yêu cầu công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu 

Có thể nhiều bạn sẽ nghĩ ràng làm công việc này cần phải giỏi thạo tiếng anh mới có thể làm được, thực tế thì không phải như vậy mà chỉ cần đọc hiểu và nắm được những cách giao tiếp cơ bản, những mẫu văn bản chứng từ bằng tiếng anh cũng cần lưu ý tốt là có thể làm được công việc này, nói chung thì cũng cần nắm được cơ bản về tiếng anh, không cần quá thành tháo trong nghe nói. Nhưng nếu bạn biết nói ngoại ngữ thì đây cũng là một lợi thế lớn hơn trong vị trí này.

Nhân viên chứng từ XNK đòi hỏi tính chính xác cao và tuyệt đối vì mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền hoặc rất nhiều tiền.

Đồng thời cũng cần phải biết rõ quyền hạn và trách nhiệm công việc của mình, không nên vượt quyền hạn, xem nhẹ tính chuẩn mực trong công việc nếu không sẽ sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc của tất cả mọi người sau này nói chung và của cá nhân nói riêng.

Nói về Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu thì nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng không đòi hỏi quá cao, nhân viên Chứng từ chỉ cần theo yêu cầu của các bộ phận khác hoặc của khách hàng soạn thảo các bộ chứng từ để phục vụ các thủ tục hành chính và Thông quan.

Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng tùy vào đối tượng hàng hóa là xuất hay nhập mà nghiệp vụ của nhân viên cũng khác nhau.

Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Nhưng nhìn chung, công việc chính của nhân viên chứng từ được tóm tắt như sau:

  • Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc.
  • Soạn thảo hợp đồng ngoại thương (Contract), soạn thảo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), P/O, Packing list, D/O, …
  • Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết
  • Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê container, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/ DET, vệ sinh, vận chuyện container,…
  • Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A, D/P, …
  • Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếp theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi, …
  • Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc.

Nếu muốn làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu và để dễ thích nghi với công việc thì tốt nhất bạn nên học việc tại các công ty liên quan xuất nhập khẩu, như vậy bạn có thể tiến bộ và phát triển nhanh hơn. Mong bài viết trên sẽ giúp các bạn nhanh chóng nắm bắt và làm quen được với vị trí công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu. 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *