Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tổng hợp cái chứng từ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng, bao gồm các chứng từ liên quan tới thanh toán được hai bên mua bán chuẩn bị xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa. 

Full bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Và bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng khá đa dạng ở nhiều mà mỗi loại có sự khác nhau về mục đích theo từng trường hợp cụ thể. Ở bài viết dưới đây, Bazo sẽ điểm qua những chứng từ cần trong các hoạt động xuất nhập khẩu, trong các hoạt động thương mại cần phải có để các bạn đọc tham khảo, hiểu rõ hơn.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là bộ/ tập tài liệu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu cho một lô hàng, chứng từ vận tải và chứng từ theo hàng nhằm đáp ứng các yêu cầu một cách thuận lợi để việc xuất nhập hàng diễn ra suôn sẻ.

Ngoài ra, cần lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu không hoàn toàn giống với bộ hồ sơ hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan (hàng thương mại) sẽ gồm tờ khai hải quan và một số chứng từ xuất nhập khẩu như: hợp đồng, Invoice, Packing List, C/O…

Chứng từ bắt buộc

Hợp đồng thương mại (Contract)

Là chứng từ đầu tiên giữa bên mua và bên bán. Là văn bản thỏa thuận của hai bên. Đây là chứng từ quan trọng nhất là căn cứ xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí giữa các bên mua bán liên quan tới hàng hóa thanh toán.

Chứng từ này do người bán phát hành hoặc có thể người mua phát hành.

Các loại hợp đồng thường gặp như sau: 

  • Sale contracts: hợp đồng bán hàng trong trường hợp mua bán thương mai.
  • Agreement: thư thỏa thuận bán hàng, tương tự như hợp đồng thương mại nhưng dùng trong trường hợp mua bán hàng không nhăm mục đích thương mại như cho biếu tặng.
  • P/O (Purchase order): Dùng khi người mua cần gửi yêu cầu mua hàng tới người bán, giá trị thấp hơn hợp đồng, trong một số trường hợp PO có tác dụng tương tự như hợp đồng.

Hợp đồng là chứng từ ràng buộc thanh toán và các điều kiện khác giữa hai bên mua bán chứ không phải chứng từ bắt buộc phải có khi xuất trình bộ chứng từ thông quan xuất nhập khẩu.

Các loại hóa đơn (Invoices)

Là chứng từ có giá trị thanh toán trong bộ chứng từ, người bán dùng để đòi tiền người mua, hải quan dựa vào INV để xác định giá xuất nhập khẩu cơ bản người xuất nhập khẩu sẽ dựa vào giá trị trên INV để kê khai giá trị hải quan.

Đây là chứng từ rất quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế, nó sẽ theo bạn suốt quá trình thanh toán và lưu trữ.

Chứng từ xuất nhập khẩu Commercial Invoice
Commercial Invoice Sample

Các loại hóa đơn được phân loại như sau:

  • Hóa đơn thanh toán: Commercial Invoice, Tax Invoice, Invoice.
  • Hóa đơn không phải trả tiền: Non Commercial Invoice.
  • Hóa đơn mang tính đối chứng (không có giá trị thanh toán): Proforma Invoice.
  • Hóa đơn theo dõi tình trạng giao hàng: Shipping Invoice.
  • Hóa đơn lãnh sự: Consular Invoice.
  • Hóa đơn tạm tính: Provisional Invoice.
  • Hóa đơn truy cấp: Neutral Invoice.
  • Hóa đơn chính thức: Final Invoice.

Lưu ý đặc biệt trên hóa đơn:

  • Số tiền trong hóa đơn phải khớp với số tiền trong giao dịch.
  • Ngày phát hành hóa đơn phải sau hoặc trùng với ngày trên hợp đồng.

Cần lưu ý với hàng xuất khẩu ngày phát hành INV phải trước ngày trên tờ khai xuất khẩu theo thực tế phải có được hóa đơn mới có căn cứ kê khai hải quan.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuất nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không.

Từ Packing List sẽ biết được kế hoạch sắp xếp hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần.

Chứng từ này được bên bán phát hành cho bên mua khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Dựa vào Packing List mà bên mua sẽ kiểm kê được thực thế số lượng hàng được giao và sẽ lên được kế hoạch sắp xếp hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần.

Vận đơn (Bill of Lading)

Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.

Chứng từ xuất nhập khẩu Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan Sample

Chứng từ thường có kèm theo

Thư tín dụng (Letter Of Credit)

L/C là một loại thư do ngân hàng lập ra theo yêu cầu của bên nhập khẩu nhằm cam kết việc trả tiền đúng thời điểm cụ thể cho bên xuất khẩu.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy vào điều kiện cơ sở giao hàng mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm.

Chứng nhận xuất xứ & chất lượng (Chứng nhận CO CQ)

CO CQ là hai loại chứng từ luôn được đi kèm với nhau để xác nhận về nguồn gốc xuất xứ và chất lượng của sản phẩm, hàng hóa. Là một tiêu chí quan trọng luôn được đề cập trong các bộ hồ sơ thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Là chứng từ bắt buộc với một số nước nhập khẩu, hoặc đối với hàng hóa có nguồn gốc thực vật, động vật, nhằm ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.

Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

  • Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis )
  • Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
  • Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
  • Phiếu an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet)

Có thể thấy chứng từ xuất nhập khẩu rất đa dạng, nếu không nắm rõ được thì có thể rất phức tạp. Trong bài viết trên Bazo đã đề cập đến bộ chứng từ xuất nhập khẩu mà người trông ngành cần nắm được. Theo dõi chúng tôi để nhận được những bài viết liên quan nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *