Proforma Invoice là một trong những chứng từ liên quan đến hóa đơn trong giao dịch buôn bán quốc tế. Và đây đồng thời cũng là là một trong những thuật ngữ khá quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy Proforma Invoice là gì? Cần sử dụng hoá đơn này khi nào? Và hóa đơn này đề cập đến những vấn đề gì? Theo dõi bài viết dưới đây của Bazo để có câu trả lời nhé!

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice là gì?

Proforma Invoice (hay viết tắt là P/I) là hóa đơn chiếu lệ, là một bản dự thảo hóa đơn được soạn bởi nhà xuất khẩu khi hai bên bắt đầu giao dịch nhằm ghi lại các thỏa thuận về số lượng, đơn giá, thành tiền và những yêu cầu, điều khoản, điều kiện khác. 

Bản chất đây chỉ như một bản nháp ban đầu của hóa đơn thương mại chính thức. Dựa vào chứng từ này mà người mua và bán biết được những thông tin cơ bản về lô hàng như chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn giá, tổng số tiền, điều kiện giao hàng, …

Có thể bạn cũng tìm đọc: 

P/O Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu?

T/T Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

A/N Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu?

Khi nào thì cần phát hành Proforma Invoice

Để thuận tiện cho giao dịch, thì các bên có thể đưa ra Proforma Invoice trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán. Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ giúp hạn chế những sai sót khi phát hành hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

Vì vậy mà chứng từ này thường được phát khi:

  • Người bán cần phát hành cho người mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao (hoặc chưa sẵn sàng).
  • Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu (ở một số quốc gia)
  • Chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành Hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành Hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.

Một số nội dung được đề cập đến trong Proforma Invoice

Proforma Invoice Form

  • Date And Number Invoice: số và ngày hóa đơn.
  • Seller: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tell, fax của người  bán 
  • Buyer: tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, tel, fax người mua
  • Thông tin hàng hóa: tên hàng, đơn giá, số lượng giao dịch, quy cách đóng gói, tổng tiền thanh toán, …
  • Payment term: phương thức thanh toán quốc tế theo thỏa thuận:  T/T 100% (By T/T, 100% advance).
  • Thông tin ngân hàng bên bán (bên thụ hưởng)
  • Port of Loading (Cảng bốc hàng):  Nam Hai Dinh Vu Port,…
  • Port of Destination (Cảng đến):  KatlaBang Port,…
  • ETD/ ETA (Estimated time delivery/ Estimated Time Arrival): ngày giao hàng và ngày hàng đến theo dự kiến.

Proforma khác với các loại hóa đơn khác như thế nào?

Để hiểu rõ hơn vị trí của hóa đơn chiếu lệ phù hợp với quy trình bán hàng cũng như để phân biệt được với các chứng từ hóa đơn khác thì dưới đây là những loại hóa đơn phổ biến khác cũng được sử dụng trong XNK:

Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng)

Hóa đơn bán hàng là một yêu cầu thanh toán chính thức được gửi cùng lúc hoặc ngay sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Ngoài yêu cầu thanh toán, đây cũng là chứng từ thuế và nếu nó bao gồm VAT, nó có thể được gọi là hóa đơn thuế.

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Hóa đơn thương mại được sử dụng trong các chuyến hàng quốc tế để khai báo với khách hàng và các quan chức hải quan về những gì đang được vận chuyển, ai đang bán và mua, ngày và điều khoản bán hàng, số lượng và trọng lượng của hàng hóa và các chi tiết khác.

Hóa đơn thương mại được sử dụng để tính toán giá trị tài chính của hàng hóa đang được giao dịch và bất kỳ loại thuế hiện hành nào có thể áp dụng cho lô hàng. Để tìm hiểu thêm, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về hóa đơn thương mại.

Credit Memo (Bản ghi nhớ tín dụng)

Nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc có lỗi văn thư hoặc một sai sót khác, thư báo ghi có cung cấp thông tin chi tiết về việc hoàn lại một phần hoặc toàn bộ hóa đơn bán hàng ban đầu hoặc khoản tín dụng được sử dụng cho các lần mua hàng trong tương lai.

Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)

Mục đích của hóa đơn chiếu lệ là hiển thị giá hàng hóa hoặc dịch vụ để giúp khách hàng quyết định xem họ có muốn tiếp tục mua hàng hay không.

Cách tạo hóa đơn chiếu lệ

Phương pháp được sử dụng để tạo hóa đơn thông thường có thể được áp dụng để tạo hóa đơn chiếu lệ. Hầu hết các phần mềm kế toán hoặc lập hóa đơn đều bao gồm các mẫu hóa đơn chiếu lệ.

Cách tạo Proforma Invoice

Ngoài ra, bạn có thể tạo hóa đơn chiếu lệ của riêng mình trong các ứng dụng như Microsoft WordGoogle Docs.

Qua bài viết trên là những kiến thức, thông tin thiết yếu về Proforma Invoice mà bạn cần biết, hy vọng bạn có một cái nhìn rõ ràng hơn cũng như có thể phân biệt được các loại hóa đơn trong xuất nhập khẩu. Theo dõi chúng tôi để đọc những bài viết liên quan nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *